Dit is waarom je software voor documentbeheer wilt gaan gebruiken
De documentenstroom en het documentenbeheer is behoorlijk belangrijk binnen het bedrijfsproces. Men deed dit in het verleden door gebruik te maken van archieven en dus ook heel erg veel papier. Dat kan tegenwoordig veel duurzamer, want je kunt namelijk op een zeer eenvoudige manier digitaliseren. Door te digitaliseren kunnen alle archiefkasten de deur wel uit en hoef jij voortaan nauwelijks meer te zoeken naar de documenten die jij nodig bent. Wij gaan je in deze blog vertellen wat je kan doen om het documentbeheer binnen je bedrijf te verbeteren en waarom je het echt moet gaan toepassen!
Weg met de kasten vol archieven
Je hebt vast ook een ruimte vol met die lelijke archiefkasten, neem daar dan maar snel afscheid van! In de meeste gevallen zijn stukken namelijk niet zo gemakkelijk terug te vinden of je moet behoorlijk lang zoeken. Super vervelend, al zeker als er per ongeluk een schrijffoutje gemaakt is. Tegenwoordig is het digitaliseren van het documentenbeheer steeds meer de trend, dat is ook niet zo vreemd. Het digitaliseren zorgt er namelijk voor dat jij in enkele ogenblikken de documenten die je nodig bent terug kan vinden. Dat bespaart je dus een heleboel zoek momenten, tijd die je elders beter kunt besteden.
Alles wat je verwijdert uit de kasten kun je direct op laten nemen in het online CRM systeem dat jouw bedrijf gebruikt. Zo heeft al het personeel hier veel beter en sneller toegang tot.
Hoe begin je met digitaliseren?
Misschien denk je wel dat digitaliseren een hele klus is, maar dit valt echter reuze mee. Je kunt documentmanagement software van AFAS eenvoudig implementeren in je bedrijf. Met de software ben jij verzekerd van een optimaal documentenbeheer. Met het documentenbeheer hou jij grip op de documentenstroom, maar het heeft nog een voordeel! De opgeslagen informatie kun je begrijpelijk maken voor een ander die onverhoopt iets moet weten, maar je kunt ook gegevens filteren. Hierbij kun je denken aan informatie die je wel en niet zou willen zien. In de software zit als het ware een stukje intelligentie, als dat geen reden is om snel te starten met documentenbeheer. Jij houdt namelijk het documentenbeheer overzichtelijk en kunt alle processen snel en eenvoudig inzien. School je werknemers bij en ze kunnen veel efficiënter werken. Lees hier meer tips over het maken van de nodige afspraken.